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Executive Assistant

Job Requisition ID #

26WD98656

26WD98656, Executive Assistant

French translation to follow!/Traduction française à suivre!

Position Overview

We are looking for a dynamic, detail-oriented, and proactive Executive Assistant to provide administrative support to the Senior Director in the Entertainment & Media team, focusing on Flow Studio. This role goes beyond traditional admin support - you'll be a key partner in helping our leaders and team operate efficiently and stay focused on what matters most. You will perform a wide range of tasks, handle details of a confident and critical nature, while using your experience to proactively address potential problems and ensure an efficiently functioning team.

Responsibilities

Executive Support

• Manage calendar, schedule meetings, and coordinate travel arrangements
• Tracks executive expenses and generates expense reports. Submits expense reports in a timely manner. Understand budget timelines and deadlines
• Collaborate with the Leadership team as needed to prepare agendas and meeting materials, document meeting minutes, track action items, and follow up on deliverables
• Plan and coordinate virtual and in-person events and meetings on and offsite, including preparation of meeting materials, logistics, venue, activities, and catering
• Maintain email aliases, distribution lists, and shared directories, including maintaining permissions
• Collaborate flawlessly with other executive team admins to execute on scheduling meetings and coordinate organization-wide events
• May serve as point person for departmental purchases, including but not limited to PC tracking and overall asset management

• Collaborate with outsourcing teams on staffing orders, contracts, and ensure local compliance
• Raise purchase orders, verify invoices, and process payments for CW costs and expenses

• Utilize Supplier Central portal to raise purchase orders, onboard vendors, and track approvals, orders, and invoices from start to finish
• May serve as point person for departmental purchases, including but not limited to PC tracking, vendor management, and overall asset management

• Bachelor's degree
• 3-5 years' experience supporting senior executives in a fast-paced, multinational environment
• Exceptional time management, organizational, and multitasking skills. Understanding that this job is not typical 9-5
• Willing to adapt to a rapidly changing environment and new processes and responsibilities
• Proven ability to work under pressure, communicate effectively, and meet deadlines
• Proficient in Microsoft Office Suite, Mac and Windows operating systems and related business applications such as Slack, Microsoft Teams, Microsoft SharePoint
• Not afraid of AI tools and can proficiently use them. Tech savvy
• Strong interpersonal and written/verbal communication skills in English
• Able and willing to travel to events or internal meetings, locally and internationally as required
• Due to our globally distributed team, you may occasionally work outside of normal business hours
• Discreet and experienced in handling sensitive and confidential information.

• Takes initiative and is a self-starter who thrives with minimal supervision
• Excels at managing complex projects and delivering results both independently and collaboratively
• Enjoys building positive working relationships across all levels and geographies
• Highly organized, detail-driven, and capable of juggling multiple responsibilities
• Embraces change, learns quickly, and adapts well to dynamic environments
• Understands the value of integrity and honesty in the workplace and takes ownership of their work

• Gérer l'agenda, planifier les réunions et coordonner les déplacements
• Suivre les dépenses de la direction et établir les notes de frais. Soumettre les notes de frais dans les délais impartis. Comprendre les échéances budgétaires et les délais
• Collaborer avec l'équipe de direction selon les besoins pour préparer les ordres du jour et les documents de réunion, rédiger les comptes rendus, suivre les actions à mener et assurer le suivi des livrables
• Planifier et coordonner les événements et réunions virtuels et en présentiel, sur site et hors site, y compris la préparation des documents de réunion, la logistique, le lieu, les activités et la restauration
• Gérer les alias de messagerie, les listes de diffusion et les répertoires partagés, y compris la gestion des autorisations
• Collaborer de manière optimale avec les autres administrateurs de l'équipe de direction pour organiser les réunions et coordonner les événements à l'échelle de l'organisation
• Peut servir de personne de contact pour les achats du département, y compris, mais sans s'y limiter, le suivi des PC et la gestion globale des actifs

• Collaborer avec les équipes d'externalisation sur les commandes de personnel et les contrats, et veiller au respect des réglementations locales
• Émettre des bons de commande, vérifier les factures et traiter les paiements pour les coûts et dépenses liés à CW

• Utiliser le portail Supplier Central pour émettre des bons de commande, intégrer les fournisseurs et suivre les validations, les commandes et les factures de bout en bout
• Peut servir de personne de référence pour les achats du département, y compris, mais sans s'y limiter, le suivi des PC, la gestion des fournisseurs et la gestion globale des actifs

• Licence
• 3 à 5 ans d'expérience dans l'assistance aux cadres supérieurs dans un environnement multinational au rythme soutenu
• Excellentes compétences en gestion du temps, en organisation et en multitâche. Comprendre que ce poste ne suit pas un horaire classique de 9 h à 17 h
• Être prêt à s'adapter à un environnement en constante évolution ainsi qu'à de nouveaux processus et responsabilités
• Capacité avérée à travailler sous pression, à communiquer efficacement et à respecter les délais
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, des systèmes d'exploitation Mac et Windows et des applications professionnelles associées telles que Slack, Microsoft Teams et Microsoft SharePoint
• N'a pas peur des outils d'IA et sait les utiliser avec aisance. A l'aise avec les technologies
• Solides compétences en communication interpersonnelle et en expression écrite/verbale en anglais
• Capable et disposé à se déplacer pour assister à des événements ou à des réunions internes, au niveau local et international, selon les besoins
• En raison de la répartition géographique de notre équipe, vous pourrez être amené(e) à travailler occasionnellement en dehors des heures de bureau habituelles
• Discret(te) et expérimenté(e) dans le traitement d'informations sensibles et confidentielles.

• Fait preuve d'initiative et est autonome, capable de s'épanouir avec un minimum de supervision
• Excelle dans la gestion de projets complexes et l'obtention de résultats, tant de manière indépendante qu'en collaboration
• Aime établir des relations de travail positives à tous les niveaux et dans toutes les zones géographiques
• Très organisé, soucieux du détail et capable de jongler avec de multiples responsabilités
• Accueille le changement, apprend rapidement et s'adapte bien aux environnements dynamiques
• Comprend la valeur de l'intégrité et de l'honnêteté sur le lieu de travail et s'approprie son travail